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世界银行关于采购需求管理的经验及对我国政府采购制度改革的启示

来源:中国政府采购网 发布时间:2019-04-17 浏览次数:

       采购是世界银行(以下简称“世行”)实现发展援助和政策意图的重要抓手。多年来,世行以高标准采购体系引领了主要政府间国际金融机构的采购制度和管理模式。20167月,世行发布了新采购体系(New Procurement Framework),建立了采购发展战略管理制度(Project ProcurementStrategy forDevelopment, 以下简称PPSD),将采购需求的确定和实现贯穿于项目执行全过程,确保采购活动最大限度实现项目预期目标。  

  

一、世行采购需求的主要内容和形成机制  


  世行新采购体系的显著特点之一,是采购管理链条向需求和结果延伸,由注重交易过程转向注重前期采购计划和后期合同管理(参见图1),采购管理与预算执行有机结合,并围绕采购需求的形成和实现设置了一系列控制机制。

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  (一)采购需求的作用。   

  采购需求是项目目标在采购活动中的具体化,是采购活动的核心。在采购活动中,采购需求既是供应商响应、报价的基准,也是采购人决策的依据,在很大程度上决定着采购活动的成败和项目执行的效果。合理、明确、详实的采购需求能激励潜在供应商参与政府采购活动,提高采购成功率,实现项目的绩效目标,并为后续采购提供经验和借鉴。

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  (二)采购需求的主要内容。   

  采购需求主要解决买什么、买多少以及需要什么服务的问题,一般包括采购项目基本信息、功能性需求、政策性需求和其他要求。   

  1.产品清单和交付时间。主要指产品及相关服务的名称、数量、项目所在地、最早和最晚交付时间等基本要求。     

  2.产品技术规范。技术规范详细列明产品的技术特征,充分描述相关产品的材料和工艺标准、测试项目、所需服务、履约保证及违约赔偿等。技术规范要鼓励技术创新,同时注意非限制性和非歧视性。  

  3.政策性要求。满足世行的经济、社会、环境等政策要求,包括劳工和工作条件、资源效率和污染防控、社区健康、安全等多项环境和社会标准。   

  4.其他要求。采购人可根据项目实际情况,遵循世行采购核心原则,提出一些特殊要求。例如,在成本费用合理的情况下,可要求供应商进行必要的测试或检验,以验证产品性能是否符合规定的技术规范和标准。   

  (三)采购需求的形成过程和影响因素。   

  采购需求的形成主要通过PPSD来完成。世行认为,项目规划的早期阶段是实现物有所值的最佳时机。因此,世行要求借款人在完成可行性研究之后、项目正式获批之前制定PPSDPPSD可以概括为形成采购需求和确定采购安排两部分,前者涉及一系列分析研究工作,是PPSD 的主要着眼点。PPSD通过明确项目发展目标(Project Development Objective, PDO),分析项目实施的内外部环境,界定采购活动面临的风险和机遇,形成采购需求。     

  1.项目发展目标(PDO)。PDO是指项目所希望达成的基本目标,每个PDO对应一个或几个可归因、有时限的成果指标。采购需求来源于PDO,是PDO和成果指标在采购项目中的具体体现。   

  2.实施环境分析。这一分析主要针对政治、经济、社会、技术、法治、生态等影响市场和供应商行为的外部环境。采购项目处于不同的外部环境中,其采购需求具有不同特点。例如,在不同的自然和地理条件下,建设标准存在差异;在某些国家,航空测绘等限制性合同必须面向国有企业采购。   

  3.市场分析。分别从供需双方的角度,研究市场运作方式及其影响,最大限度地激励有效投标人参与竞争。例如,如果买方在付款方面的记录不够理想,可以通过适当放宽交付时间、降低服务要求、完善付款机制等举措,增加采购项目对供应商的吸引力;如果市场上某类产品的有效供应商不足,可以考虑签订长期合同或者寻找替代产品。   

  4.采购风险分析。世行将项目执行中的风险分为技术风险、财政风险、环境社会风险和资金支付风险。财政风险包括公共财政管理、采购、腐败等具体风险事项。其中,采购风险分析主要是界定采购各个阶段可能存在的风险、机遇及其影响程度,明确责任主体,提出管控措施。采购风险对合同成本、供应商报价、合同执行、项目绩效有直接影响,借款人需尽量使风险最小化、机遇最大化。   

  5.利益相关方分析。利益相关方是指可能影响项目或受项目影响的主体,包括政府、受益人、被项目影响的个人或组织等。利益相关方分析主要是为了在项目实施过程中,妥善处理和适当满足利益相关方诉求。例如,施工地点位于居民区的,需要更高标准的、具有噪音屏蔽功能的施工围挡。   

  

二、世行采购需求的实现机制     


  采购需求一旦确定,意味着项目可进入实施阶段。为了确保采购需求实现,最终达成项目预期目标,世行采购制度从人员配备、采购执行和合同履行等几方面建立了保障机制。    

  (一)采购人员配备和责任归属。     

  世行项目由借款人的项目管理和执行机构人员、经世行授予资格的专家共同完成。借款人是采购活动执行主体和责任主体,在世行驻项目所在地专家的协助下编制PPSD等项目执行文件,报世行总部批准。在项目准备和执行过程中,总部可以酌情向借款人提供“手把手”技术指导,但借款人的主体责任并不因此而转移。   

  (二)采购过程中的需求实现机制。   

  采购过程是将采购需求转化为合同的过程,主要有以下环节:一是最佳采购安排。根据项目目标和采购需求,灵活组合“采购方式+市场范围+合同类型”,形成与采购项目金额、需求、风险、性质和复杂程度最匹配的“定制化”采购方案。二是科学设定评审标准。评审标准是采购需求的直观反映,要以采购需求为核心,涵盖采购需求的全部内容,包括采购的产品及相关服务要求,并科学设置量化评分细则。三是重视采购合同。合同条款来源于采购需求和相关标准文本。采购人综合考虑采购的风险、性质、价格机制,以及采购双方职责义务等,选择适当的合同类型。合同内容应当全面、充分满足所有采购需求,反映产品全部规格要求,细化风险管理措施,明确权利义务关系。   

  (三)合同履行中的采购需求实现机制。     

  合同履行即项目执行。世行要求借款人将PDO、采购需求和合同文本细化为分阶段、可量化的具体指标,实现采购、履约、支付和绩效管理的紧密衔接,确保项目执行效果。   

  1.设置两套指标。一是合同履行关键绩效指标(Key Performance Indicator),主要反映项目进展情况;二是支付指标(Disbursement Linked Result),主要反映支付进度。借款人按照这两套指标监督合同履行,世行据此定期评估项目进展和支付进度,并在合同完成后开展绩效评价。   

  2.形成两项报告。采购人需每年两次向世行提交《项目实施情况和结果报告》(Implementation Status and Results)和《备忘录》(Aide Memoire),完整反映项目资金到位、合同履行、支付进度、风险管理、廉政建设等情况,提出下一步工作计划。其中,前者侧重于通过两套指标等量化数据反映项目进展,后者侧重于定性描述和综合分析。世行根据报告跟踪项目进展,对于出现异常状况,尤其是风险等级提高或满意程度下降的,将要求借款人作出说明并采取切实有效的风险管控措施。   

  

三、对我国政府采购制度改革的启示  


  世行采购体系改革处于国际公共采购制度改革前沿,对我国政府采购制度改革具有重要借鉴意义。   

  (一)建立健全政府采购需求管理制度。   

  在完善采购交易规则的同时,建立包括规章制度、参考文本和参考标准在内的政府采购需求管理制度体系,将采购需求管理与项目立项、预算批复、采购过程、资金支付和绩效管理有机结合,确保采购活动有效实现项目目标,提高财政资金使用效益。   

  (二)强化预算部门主体责任和内控管理。     

  预算部门建立和完善内部采购需求管理制度,明确管理责任,做好内部控制和政策传导。在采购代理机构和专家的专业协助下,加强对项目运行环境、市场供应能力、机构能力和人员素质等的分析论证,综合考虑国家的经济和社会发展政策目标,科学合理确定采购需求,并据此作出相对最优的采购安排。   

  (三)实施以风险控制为核心的全程监控管理。   

  采购周期、异常高价/低价、履约以及廉政等风险事项贯穿于采购活动和合同执行的全过程。目前我国政府采购全程风险防控和处置机制还不完善,采购活动中一旦发生风险事项,将直接影响政府预算执行和公共职能的履行。建议加强采购风险管理,及时识别和处置采购过程和合同履行中的风险事项。   

  (四)提升采购人员专业化水平。   

  采购人员职业化是国际趋势,世行、经济合作与发展组织等将其作为衡量国家采购体系是否完备的重要指标。在我国深入推进“放管服”改革的背景下,为了切实提高预算部门、采购代理机构、专家等政府采购从业人员的专业素质,可以借鉴世行电子学习系统的做法,国家统一开发政府采购电子学习平台,向各类采购主体免费提供电子学习课程,要求相关人员从事政府采购业务之前应当在电子平台完成学习、测试并生成证书,将此作为单位内控要求进行考核评估。(本文资料来源:世行官方网站和世行采购应用程序) 


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