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临海市规范政府采购样品评审

作者:蒋世军   来源:浙江政府采购网 发布时间:2016-10-27 浏览次数:

    在一些仅凭书面投标文件无法准确衡量和评价投标供应商所提供产品的真实档次和水平时,采购人往往要求投标供应商现场提供样品,作为投标文件的重要组成部分。有时,样品的差异能扭转局势并决定整个项目的最终结果。因此,如何规范样品评审是至关重要的。
    一、样品的评分内容、标准、分值设置应科学合理
   不同的项目,其样品在评标办法中所占重要性不尽相同,因此对样品分分值的设定也应当因项目而异。如某些项目样品只起辅助作用,重点是投标人技术方案、产品的品牌、性能等内容的评比,此类项目样品分的分值就不能设置得太高,一般不宜超过总分值的10%;而对于另外一些类型的项目,如办公家具、服装采购项目,样品的好差就是其重要的评标依据,此类项目样品分的分值可以设置得相对高些,在评标办法中的比重宜在10%~30%之间。
    二、要求提供的样品具有代表性而又要兼顾供应商的投标成本
    招标文件在要求供应商提供样品的品种和数量时,应把握以下两条原则:
    一是要求提供的样品具有代表性,即供应商需要提供的样品在采购项目中的数量或价值占整个项目的绝对比重大,这样可以保证在评审过程中不会出现大的偏差。
    二是在保证评标的基础上,尽可能兼顾供应商的投标成本。如某办公家具采购项目,要求投标人提供长1.6M、宽0.8M的办公桌样品,而有的投标人现有的样品中可能只有0.78M宽的样品,没有0.8M宽的样品,如果按照招标文件要求须重做一张,无疑增加了供应商的投标成本。可在该项目招标文件在对样品的要求中增加了如下文字表述:“样品不齐全或样品参数存在偏离将影响其技术得分,但中标后必须严格按照招标文件要求供货”。这样允许样品参数存在偏差,一来增加了投标人家数,增加了该项目的竞争。二来减少了投标人因为一些小样数量太多未带齐引起的废标或是争议。
    三、做好样品的接收工作
    样品的接收和看管工作对于招标代理机构来说十分重要,因为一旦供应商与招标代理机构履行完样品交接手续之后,样品一切丢失和损坏的风险将完全由招标代理机构来承担。因此,招标代理机构在接收样品时,应当要注意以下三点:
   1.应当在招标文件上明确样品提交的截止时间。
   2.接收样品时将样品品种、数量一一清点后填写《样品接收登记表》由投标人授权代表签字确认。
   3.为了防止供应商在评审前对自己或他人的样品做出不当行为,有条件的交易中心最好在底楼设有样品存放间,以保证样品的存放安全,如没有样品间的,样品最好放在视频监控区或派专人在现场对样品进行看护。
   四、做好样品评审的保密性、公正性
   做好样品评审工作的保密性和公正性是样品评审工作能否达到预期目的的重要环节。首先在评审前要对样品进行抽签编号,有条件的地方可以叫公证处进行该项工作,以保证更加公正。公证处没参加的,可叫各投标人上台抽签,抽到的数字即为投标人的样品编号。叫各投标人都在样品的相同位置,贴上贴纸,贴纸上面标上自己抽到的编号。
   然后在评标委员会对样品进行评审期间及时进行清场,保证评标委员会的评审工作不受外界干扰。某些产品如需要对样品进行上电演示的,投标人派一名工程师进行上电演示。
   样品评审结束后,由评标委员会对样品分进行单独打分,然后把样品得分拿到开标室,根据各投标人的编号,得出各投标人样品分,再加上其它商务分,计算出各投标人的技术分总分,宣布。
   五、做好样品的封存及退还工作。
   开标结束后,对中标人的样品应在采购人、中标方、代理方三方在场时封存、签名、拍照留存,然后移交采购人,作为日后验收的依据。
   未中标人的样品如招标文件中无特殊约定,要在做好退还签字手续后当场退还。
   样品,作为投标文件一个重要的组成部分,常常能在评审过程中决定项目的最终结果,样品的提交和评审有很多需要注意的细节,只有把这些细节都做好,才能真正体现公平、公正、公开的原则。(工作单位:临海市公共资源交易中心)

 

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